Um den Einlass möglichst reibungslos und stressfrei für euch und eure Gäste zu gestalten, haben wir euch hier unsere wichtigsten Erfahrung der letzten Jahre und vielen Einlässen hier zusammengefasst.
👉 Plane Deine Einlass-Situation
Eine gute Planung vermeidet Stress am Eingang und sorgt für einen reibungslosen Einlass. Gibt es eine Abendkasse? Gibt es weitere Ticketanbieter? Wann sind die Stoßzeiten? Reicht mein Personal?
👉 Planung der Scan-Kapazitäten - wieviele Personen pro Stunde pro Scanner
Erfahrungsgemäß sind 500-600 Personen pro Scanner pro Stunde möglich. Diesen Richtwert kannst Du zur Planung deines Personalbedarfs ansetzen. Diese Zahlen können je nach Situation nach oben und unten abweichen.
Erfahrene Ticketscanner mit hochwertigen Smartphones schaffen mehr. Bitte beachte dass eine gute Planung und Beschilderung hier deutlich zu einem besseren Workflow beitragen kann.
Für größere Events oder Festivals kannst Du gerne auf unsere Erfahrung und auch technischen Lösung zurückgreifen. Frage einfach Deinen persönlichen Ansprechpartner.
👉 Sorge für eine eindeutige Beschilderung am Eingang
Eine gute Beschilderung sorgt für weniger Verwirrung bei den Gästen und entlastet das Personal. Folgende Grundbeschilderung sollte eindeutig und unmissverständlich sein. Abendkasse, Gästeliste, Vorverkauf, VIP und/oder Lounge-Reservierung
👉 Trennung von Security-Check und Tickets-Scan
Wir empfehlen immer den Ticketscan getrennt vom Security Check durchzuführen, da die beiden Vorgänge sich sonst gegenseitig behindern können. Die Security benötigt für den Secu-Check i.d.R. immer länger als der Ticketscan. Daher: Zuerst Security und mit etwas Abstand die Ticketkontrolle. Bitte berücksichtige dies bei deiner Personalplanung bzw Aufbau der Eingangssituation.
👉 Ausreichende Beleuchtung am Bereich des Ticketscans
Die Ticketcodes werden über die Kamera des Smartphones erkannt. Daher gilt: Je heller der Bereich ist, an dem die Tickets gescannt werden, desto schneller und besser können die QR Codes erkannt werden. Die diginights Ticketscan-App hat eine Funktion zur Aktivierung der eingebauten LED des Smartphones. Nutze diese, um auch in dunkleren Bereichen Tickets zu scannen. Wir empfehlen jedoch den Ticketscan in einem gut ausgeleuchteten Bereich durchzuführen und diesen bei Bedarf mit zusätzlichem Licht auszuleuchten.
👉 Richtige Einweisung des Ticketscan-Personals
Geschultes Personal ist wichtig, vor allem weil das Scan-Personal oft der erste Kontakt zum Gast ist. Die Gäste habe evtl Rückfragen über die Tickets.
Das Ticketscan-Personal sollte den Scanvorgang beherrschen und zumindest vorab schon einmal gesehen und durchgeführt haben, und nicht beim ersten Gast testen. Nutze hierfür Freitickets um Deinem Personal vorab die Möglichkeit zu geben den Scanvorgang zu testen. Informiere Dein Personal über die verschiedenen Tickets die kommen können und auch wie sie sich verhalten sollen, wenn Tickets ungültig sind. Es ist immer besser, dies vorab zu machen, als erst zu reagieren, wenn so ein Vorfall auftaucht.
👉 Überprüfe die Leistungsfähigkeit der eingesetzten Smartphone
Der QR Code auf dem Ticket wird über die Kamera des Smartphones erkannt und dann abgeglichen. Daher gilt, je neuer und hochwertiger das eingesetzte Smartphone, desto schneller die Erkennung. Moderne Smartphones erkennen den QR Code innerhalb von Millisekunden. Solltest Du extra Geräte für den Ticketscan anschaffen, so empfehlen wir lieber ein paar Euro mehr auszugeben - es erleichtert Dir den Scan sehr. Smartphones, die für einen Ticket-Scan sehr gut geeignet sind, gibt es bereits ab 200 Euro.
📱Wir können hier aktuell das Samsung Xcover 4s empfehlen (Affiliate Link). Es ist Wasserdicht, Stoßfest, mit großem Akku und einer guten Kamera ausgestattet und liegt preislich um die 200 Euro).
👉 Sorge für einsatzbereites Equipment
Dein Smartphone-Akku sollte voll aufgeladen sein. Bei längeren Einsätzen empfehlen wir eine Powerbank oder ein Ersatztelefon bereit zu halten falls keine Stromversorgung zur Verfügung steht. In ruhigeren Phasen sollte das Smartphone auf Standby geschaltet werden. Sollten Smartphones des täglichen Gebrauchs im Einsatz sein, achte darauf dass eingehende Anrufe unterbunden werden um den Scan-Vorgang nicht zu stören.
👉 Richte die Smartphones schon vor dem Event für den Ticketscan ein
Verbinde die Smartphones frühzeitig mit der Veranstaltung.
Der Verbindungsvorgang kann bereits vorab erfolgen, selbst wenn der Vorverkauf noch nicht beendet ist. Die Ticketcodes werden direkt auf dem Online-Server von Diginights abgeglichen, dadurch greifen die Smartphones immer auf den aktuellen Datenbestand zu.
👉 Erstelle Freitickets und teste den Ticket-Scan vorab
Über unser System hast Du die Möglichkeit unbegrenzt kostenlose Freitickets zu erstellen und zu versenden. Wir empfehlen Dir rechtzeitig Freitickets als Test-Tickets zu erstellen und mit diesen Tickets vorab einen Testscan durchzuführen und dein Personal vorab die Funktion des Ticketscanners direkt testen zu lassen. Ist der Scan erfolgreich, kannst Du Dir sicher sein, dass zu Beginn des Events alles funktioniert und Du somit sicher stellst, dass der Ticketscan richtig funktioniert.
👉 Checke deine Online- / Internetverbindung am Veranstaltungsort
Die Tickets werden standardmäßig direkt online auf den diginights Servern abgeglichen. Durch den Online-Scan wird sichergestellt, dass alle Smartphones auf den gleichen Datenbestand der Tickets zurückgreifen und keine Tickets doppelt genutzt werden können. Der Abgleich erfolgt bei guter Onlineverbindung innerhalb von Millisekunden. Das benötigte Datenvolumen ist sehr gering und entspricht hierbei einer kurzen Textnachricht auf WhatsApp. Je besser und schneller die Datenverbindung, desto schneller erfolgt die Ticket-Validierung.
Für große Events mit mehreren Eingängen oder vielen Schleusen bietet diginights technische Lösungen wie lokale Serversysteme und automatisierte Drehkreuze. Gerne kannst Du auch auf unser Know How zurückgreifen und wir erarbeiten für Dein Event eine Einlasskonzeption. Melde Dich einfach bei uns wenn Du Fragen hast
👉 Verfügbares Datenvolumen auf dem Smartphone checken
Bitte kontrolliere für einen Online-Abgleich der Tickets ob dein Scan-Telefon ausreichend Datenvolumen zur Verfügung hat. Die Kontrolle der Tickets benötigt sehr wenig Daten, sollte aber ohne Begrenzung / Drosselung der Übertragungsgeschwindigkeit durchgeführt werden.
👉 Einstellung in der App anpassen
Die diginights Ticketscan-App bietet die Möglichkeit verschiedene Einstellungen zu konfigurieren und den Workflow so an Deine persönlichen Bedürfnisse anzupassen.
Bitte prüfe ob Du mit den Standardeinstellungen zurecht kommst oder diese lieber anpassen möchtest.
👉 Bestelle bei Bedarf das richtig Equipment bei uns nach
Dein Vorverkauf ist ein voller Erfolg und Du verkaufst mehr Tickets als erwartet? Wir stehen Dir gerne mit Rat und Tat zur Seite und sorgen mit unserem Know How und unserem technischen Equipment für einen reibungslosen Ablauf des Einlasses. Auf Wunsch erstellen wir gerne eine Einlasskonzeption, die perfekt auf die örtlichen Gegebenheiten angepasst ist.
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